พนักงานต้อนรับ ส่วนงานสำคัญที่เป็นภาพลักษณ์ขององค์การ

 

หากคุณเป็นคนที่มีใจรักในงานบริการ และกำลังหางานบริการลูกค้า สายงานพนักงานต้อนรับ เป็นหนึ่งในงานที่น่าสนใจ  ผู้ปฏิบัติงานพนักงานต้อนรับ หรือ ที่เราเรียกกันว่า  Receptionist  คือผู้ที่ ทำหน้าที่ต้อนรับ หรือ รับรองแขก หรือผู้ที่เข้ามาในองค์กร ให้ข้อมูลสำหรับผู้ติดต่อสอบถาม ดำเนินการ ตลอดจนจัดสรร ประสานงาน อำนวยความสะดวก ให้เป็นไปตามความต้องการของผู้มาติดต่อ จึงถือเป็นด่านหน้าขององค์การ ซึ่งถ้าทำหน้าที่ได้ดีก็จะทำให้ภาพลักษณ์ขององค์การดีไปด้วย

โดยส่วนใหญ่แล้ว คุณสมบัติของผู้ประกอบอาชีพพนักงานต้อนรับ นั้น รับสมัครงานผู้ที่สำเร็จการศึกษาระดับ ปวส. จนถึงระดับปริญญาตรี เน้นผู้ที่มีบุคลิกลักษณะดี  มีความอดทนอดกลั้นและรู้จักกาลเทศะ  มีไหวพริบในการแก้ปัญหาที่อาจเกิดขึ้นได้โดยไม่คาดคิดช่างสังเกตเรียนรู้ได้เร็ว  ควรทีความสามารถใช้ภาษาอังกฤษได้ในระดับสื่อสารได้ สามารถใช้เครื่องคอมพิวเตอร์และโปรแกรมต่างๆได้ ที่สำคัญคือ มีความคิดและเข้าใจในเรื่องบริการ มีมนุษยสัมพันธ์ดี ให้ความอบอุ่นและมีไมตรีจิตแก่ผู้มาติดต่อ

สำหรับผู้ที่หางานบริการลูกค้า และมีความสนใจงานพนักงานต้องรับ ควรการเตรียมความพร้อมก้าวไปสู่การเป็นพนักงานต้อนรับ ดังนี้

  1. ควรเข้ารับการฝึกอบรมการใช้เครื่องอุปกรณ์สำนักงานทุกประเภท และการฝึกอบรมเกี่ยวกับความสามารถการใช้ภาษาอังกฤษในระดับ ที่สามารถสื่อสารได้ดี
  2. เข้าอบรมพัฒนาบุคลิกภาพ เพื่อพัฒนาความมั่นใจในตนเองการใช้ภาษาถ่วงท่า การแสดงออกที่เหมาะสม
  3. แสวงหาความรู้เกี่ยวกับประวัติความเป็นมาและประเภทธุรกิจขององค์กรที่ต้องการจะสมัครงานอย่างละเอียด

ในส่วนทักษะที่มีความจำเป็นในการประกอบอาชีพพนักงานต้อนรับ ประกอบด้วย

  1. ทักษะการจัดการเป็นเลิศ สามารถทำงานหลายอย่างได้ในเวลาเดียวกัน ใครที่ไม่สามารถทำงานหลายอย่างในเวลาเดียวกันได้อย่างเป็นระเบียบจะไม่สามารถทำงานในตำแหน่งนี้ได้นานนัก
  2. ทักษะการจัดการอารมณ์ เพราะต้องเป็นด้นหน้ารับผู้คนที่มาด้วยเรื่องดี และอาจต้องรับหน้าคนที่มีเรื่องร้องเรียนองค์กร การพบเจอลูกค้าที่มาติดต่อซึ่งมีบุคลิกลักษณะนิสัยที่ดีและไม่ดี พนักงานต้อนรับต้องปราศจากอคติและให้บริการอย่างเสมอภาคกัน
  3. ทักษะความรู้เรื่องเทคโนโลยี อาทิ การใช้โทรศัพท์ภายใน ทักษะคอมพิวเตอร์ก็เป็นอีกหนึ่งทักษะที่จำเป็น การใช้อีเมลและต้องใช้โปรแกรมพิมพ์งานได้อย่างคล่องแคล่ว การใช้อุปกรณ์สำนักงาน อาทิ เครื่องถ่ายเอกสาร เครื่องสแกนเนอร์ และเครื่องปริ้นเตอร์
  4. มีทักษะการฟังที่ดี ภาระหน้าที่ที่สำคัญอีกอย่างหนึ่งของการเป็นพนักงานต้อนรับคือ การรับฟังผู้อื่น ไม่ว่าจะการรับฟังทางโทรศัพท์ คำถามที่ลูกค้ากำลังถาม หรือข้อมูลที่ส่งผ่านมายังคุณ การมีทักษะการฟังที่ดีจะทำให้คุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
  5. ทักษะการจับประเด็น และการสื่อสารที่ดี เพราะต้องทำหน้าที่เป็นคนกลางในการรับสารเพื่อส่งสารต่อไปยังผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องหากทำหน้าที่การสื่อสารบกพร่องอาจส่งผลเสียต่อการทำงานขององค์การในภาพรวม
Please follow and like us: