e-office เครื่องมือช่วยทำงาน สำหรับงานธุรการยุคใหม่

 ทุกวันนี้การหางานไม่ว่าจะในตำแหน่งอะไรก็ตาม ก็มักระบุคุณสมบัติในเรื่องทักษะการใช้คอมพิวเตอร์และเทคโนโลยีเพื่อการทำงาน ให้เป็นคุณสมบัติสำคัญเพราะในยุคนี้คนต้องทำงานกับเทคโนโลยีให้ได้และใช้เทคโนโลยีในการสนับสนุนการทำงานให้แม่นยำ ลดเวลาการทำงาน และเพิ่มประสิทธิภาพ ยิ่งในงานที่เกี่ยวข้องกับการติดต่อประสานงาน งานอำนวยการความสะดวกให้ส่วนงานต่างๆอย่างงานธุรการด้วยแล้ว การใช้เทคโนโลยีที่เรียกว่า e-office  มีความสำคัญมาก หาคุณจะสมัครงานหรือหางานธุรการ นี่คือสิ่งที่คุณต้องเรียนรู้

ปัจจุบันพนักงานธุรการและผู้ที่ต้องการหางานธุรการ ต้องมีความสามารถในการใช้ งาน e-office   และ เทคโนโลยีช่วยให้การติดต่อสื่อสาร ส่งข้อมูล ด้วยระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์ รวมถึงสามารถจัดเก็บข้อมูลในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างรวดเร็วและมี ประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น เนื่องจากหลายองค์การในปัจจุบันเป็น สำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ สำนักงานไร้กระดาษ หรือสำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation) และ e-office   ก็ก่อให้เกิดประโยชน์ต่อการทำงานและองค์การในหลากหลายมิติ อาทิ

  1. ช่วยให้ข้อมูล ข่าวสารถูกส่งไปยังเป้าหมายได้อย่างรวดเร็ว รวมถึงความสามารถในการกระจายข่าวสารด้วยการส่งอีเมล ช่วยลดเวลาในการติดต่อสื่อสาร ประหยัดค่าโทรศัพท์ และยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานประโยชน์ในเรื่องความเร็วและเวลา
  2. ลดปัญหาเรื่องระยะทาง เพียงมีอินเทอร์เน็ตก็สามารถเชื่อมโยงให้คุณสามารถทำงานเร่งด่วนนอกออฟฟิศ ได้ไม่จำกัดเวลาและสถานที่
  3. ลดปัญหาเอกสาร และการสิ้นเปลืองกระดาษ ทำให้พนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลได้ง่าย ทราบข้อมูลข่าวสารโดยทั่วถึงกันโดยไม่ต้องสั่งพิมพ์เอกสาร ให้สิ้นเปลืองทรัพยากร
  4. ช่วยอำนวยความสะดวกด้วยระบบการจัดเก็บ เอกสารเป็นหมวดหมู่ ทำให้สามารถเรียกใช้เอกสารย้อนหลังได้ง่าย โดยใช้ระบบการค้นหาเอกสาร ซึ่งรวดเร็วและเป็นระเบียบกว่าการจัดเก็บเอกสารที่เป็นกระดาษ ทั้งยังช่วยลดเนื้อที่ในการจัดเก็บเอกสารอีกด้วย
  5. สามารถจัดประชุมกลุ่มทางโทรศัพท์ได้ ทำให้ผู้ใช้งานมากกว่า 2 คน สามารถติดต่อสื่อสารผ่านโทรศัพท์ในเวลาเดียวกัน หรือมากไปกว่านั้นอาจจัดประชุมทางไกลข้ามประเทศผ่านเสียงและจอภาพช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการสื่อสารของกลุ่ม ไม่ต้องเสียเวลาในการเดินทางมาประชุมในที่เดียวกัน
  6. การประสานงานทั้งภายในและภายนอกองค์กรทำได้รวดเร็วและสะดวกขึ้นสามารถติดต่อสื่อสารหับองค์การที่อยู่นอกประเทศได้โดยเร็วและประหยัดค่าใช้จ่าย

ดังนั้นแล้วก่อนที่จะสมัครงานหรือหางานธุรการ คุณควรมีความรู้และทักษะในการใช้ โปรแกรมคอมพิวเตอร์สำหรับงานออฟฟิตพื้นฐาน ได้อย่างคล่องแคล่ว อาทิ  Word, Excel ,Powerpoint, Internet Explorer และจะดีมากหากมีความรู้ในเรื่องเกี่ยวกับการใช้โปรแกรมสำเร็จรูปเฉพาะทาง อาทิ โปรแกรมบัญชีProsoft WINSpeed  โปรแกรมสำหรับธุรกิจ SMEs อย่าง Prosoft myAccount  โปรแกรมบริหารงานบุคคล อย่าง Prosoft HRMI โปรแกรมบริหารงานขายและ ลูกค้าสัมพันธ์ อย่าง Prosoft CRM  ตลอดจน ความสามารถในการเลือกใช้ และ การใช้ Social Media ที่เหมาะสม

Please follow and like us: